İş Deneyim Belgesi ve Benzer İş Tanımı: Kabul Edilmeyen Belgeler

İş Deneyim Belgesi Nedir ve Yeterlik Kriterleri Nelerdir?

İş deneyim belgesi, isteklinin ihale konusu işteki tecrübesini gösteren resmi yeterlik belgesidir. İstekli, taahhüt edeceği işi eksiksiz bitirebileceğini bu belgeyle tevsik eder. İdareler, teklif edilen bedelin en az %40'ı oranında iş deneyim belgesi talep eder. Kamu İhale Kurulunun 2025/UH.I-2913 sayılı kararı bu kuralı açıkça belirtir. İsteklilerin bu belgeyi tek sözleşmeye dayalı olarak sunması zorunludur.

Belgeye konu işin, ihale konusu işe veya idarenin belirlediği benzer işe uygun olması gerekir. İdare benzer işin kapsamını idari şartnamede yazar. Örneğin bir hizmet alımında malzemeli yemek pişirme ve dağıtım işleri benzer iş kabul edilebilir. İstekli iş deneyim belgesi yerine teknolojik ürün deneyim belgesi de sunabilir. İstekli bu belgeyi sunarsa, iş deneyimi yeterlik kriterini sağlamış kabul edilir.

Benzer İş Tanımı ve Kurulun İnceleme Esasları

Hizmet alımı ihalelerinde benzer iş tanımını idare yapar. Bu belirleme idari şartnamede açıkça yer alır. İstekliler belgelerini bu çerçevede hazırlar. Kamu İhale Kurulunun 31.12.2025 tarihli ve 2025/UH.I-2913 sayılı kararı, benzer iş değerlendirmesinin sınırlarını açıkça gösterir.

Söz konusu karara konu olan ihalede işin adı mamul yemek alımı, dağıtımı ve servis hizmetleridir. İdare, şartnamede benzer iş tanımını yapmıştır. Buna göre kamuda veya özel sektörde gerçekleştirilen malzemeli yemek pişirme, dağıtım ve sonrası hizmetler benzer iş kabul edilir.

İhalede başvuru sahibi, başka bir isteklinin iş deneyim belgesine itiraz etmiştir. Şikâyete konu edilen istekli teklifinde, EKAP üzerinden düzenlenen 22.01.2025 tarihli yüklenici iş bitirme belgesi sunmuştur. Belge bir kamu idaresine karşı yapılan bir işe aittir. Belgedeki işin adı 15 aylık mamul yemek alımıdır. Belgede sözleşme tarihi 29.09.2023, ihale tarihi 31.08.2023, kabul tarihi 22.01.2025 olarak yer almaktadır. Belgenin tutarı ise 17.969.723,46 TRY olarak belirtilmiştir.

Kamu İhale Kurulu, belgeye konu işin ihale dokümanını EKAP üzerinden incelemiştir. İnceleme sonucunda işin mutfaklarda yemek pişirme, dağıtım ve servis hizmetlerini kapsadığı belirlenmiştir. Bu iş, şartnamedeki benzer iş tanımına tam olarak uymaktadır. Belgenin güncellenmemiş tutarı dahi isteklinin karşılaması gereken asgari yeterlik tutarını aşmaktadır. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

İş Deneyim Tutarı ve Teklif Bedeli İlişkisi

İsteklilerin yeterlik sağlaması için iş deneyim tutarı teklif bedeline bağlanır. İdareler şartnamelerde bu ilişkiyi belirli bir oran üzerinden kurar. Kamu İhale Kurulunun 2025/UH.I-2913 sayılı kararına göre istekliler, teklif ettikleri bedelin en az %40'ı oranında iş deneyim belgesi sunmak zorundadır. Bu belge tek bir sözleşmeye dayanmalıdır.

Anılan karara konu uyuşmazlıkta isteklinin teklif tutarları üzerinden asgari tutar hesabı yapılmıştır. İsteklinin karşılaması gereken asgari tutarlar 44.502.561,50 TL teklif bedelinin %40'ı olan 17.801.024,60 TL ve 16.346.260,00 TL teklif bedelinin %40'ı formülüyle hesaplanmıştır.

Sunulan 17.969.723,46 TRY tutarındaki belge, güncellenmemiş haliyle bile 17.801.024,60 TL şartını doğrudan karşılamıştır. Kurul, belgenin tutar yönünden yeterlik kriterini sağladığına karar vermiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği md. 22/B.1 hükmü gereğince başka bir kural daha bulunur. Mevzuata göre iş deneyim belgesi düzenlenemeyen işlerde sözleşmeler sunulabilir. İstekli, bu sözleşmelere ait damga vergisinin ilk ilan veya davet tarihine kadar ödendiğini tevsik etmek zorundadır.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

İş Ortaklıklarında İş Deneyim Belgesi Oranları

İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verildiğinde deneyim tutarı ortaklar arasında paylaştırılır. Kamu İhale Kurulunun 2025/UH.I-2913 sayılı kararı ve idari şartname düzenlemelerine göre kurallar şunlardır:

• Pilot ortak, istenen asgari iş deneyim tutarının en az %70'ini karşılamak zorundadır.
• Özel ortakların her biri, istenen tutarın en az %10'unu sağlamalıdır.
• Özel ortakların sağladığı tutarların toplamı, istenen toplam tutarın %30'undan az olamaz.

Bu oranlar ortaklık hisse oranlarından farklıdır. İdarenin koyduğu oranlar doğrudan iş deneyimi yeterlik eşiğini hedefler. Ortakların her biri kendi hissesine düşen bu asgari eşiği sağlamak zorundadır. İş ortaklığında ortaklardan biri teknolojik ürün deneyim belgesi sunabilir. Bu durumda ilgili ortak, kendi hissesine düşen asgari yeterliği sağlamış sayılır.

Ortaklık Yapısının Korunması Durumunda İstisna

Mevzuat, daha önce birlikte iş bitirmiş ortaklıklar için bu kurala istisna tanır. Kamu İhale Genel Tebliği md. 7.6 hükmü bu istisnayı düzenler.

İhaleye katılan iş ortaklığı üyeleri daha önce başka bir ihalede iş bitirmiş olabilir. Yeni ihaleye katılan iş ortaklığının üyeleri, eski ortaklıkla tamamen aynı olmalıdır. Ortakların hisse oranları da önceki yapıyla birebir aynı kalmalıdır. Bu şartlar sağlandığında, pilot ortak için %70 ve özel ortaklar için %10 asgari oranları aranmaz.

Tebliğ metninde bu durum somut bir örnekle açıklanır. Örnekte A firması pilot ortak olarak %60, B firması özel ortak olarak %25 ve C şahsı özel ortak olarak %15 hisseye sahiptir. Bu ortaklık birlikte bir iş tamamlar. Ortaklık adına 1/10/2008 tarihinde 1.000.000 TL tutarında iş deneyim belgesi düzenlenir.

Daha sonra 1/8/2011 tarihinde yeni bir ihale açılır. Aynı ortaklar aynı hisse oranlarıyla yeni ihaleye başvurur. Teklif kapsamında eski iş ortaklığına ait 1.000.000 TL tutarındaki belgeyi sunarlar.

İhale komisyonu bu durumda ortakların güncel hisse oranlarına tek tek bakmaz. Pilot veya özel ortak için ayrı ayrı yeterlik hesabı yapmaz. Belgedeki 1.000.000 TL tutarını bir bütün olarak doğrudan dikkate alır. Değerlendirme bu toplam tutar üzerinden tamamlanır.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

Tüzel Kişilerin Ortaklarına ve Şirketler Topluluğuna Ait Belgeler

Tüzel kişiler tekliflerinde kendi belgelerinin yanında ortaklarına ait belgeleri de kullanabilir. Kamu İhale Kurulunun 2025/UH.I-2913 sayılı kararına göre bu kullanım belirli şartlara bağlıdır.

Belgesi kullanılan ortağın, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması zorunludur. Bu ortağın sözleşmenin yürütülmesinde şirketi temsile ve yönetime yetkili bulunması gerekir. Bu iki şartın geriye doğru son bir yıldır kesintisiz sürdüğü kanıtlanmalıdır.

İstekliler bu durumu ticaret sicili müdürlüklerinden alacakları belgeyle tevsik eder. Belge yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir tarafından da düzenlenebilir. Belgenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmesi şarttır. Ayrıca belgenin mevzuatta yer alan standart e-forma uygun olması zorunludur.

Şirketler Topluluğunda Belge Aktarımı

Kamu İhale Genel Tebliği md. 22/A.3 hükmüne göre hâkim şirket, bağlı şirketinin iş bitirme belgesini teklifinde kullanabilir. Belge kullanımı için bu durumun ilgili e-form ile belgelenmesi gerekir.

Ancak her hâkimiyet ilişkisi belge aktarımı hakkı vermez. Kamu İhale Genel Tebliği md. 22/A.3.2 maddesi bu hakka kesin sınırlar çizer. 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere taahhüt edilen işler bu sınırlamanın dışındadır. Bunun dışında kalan yurt dışı işler için düzenlenen belgeler sıkı kurallara tabidir.

Yurt dışında kanun kapsamı dışındaki idarelere taahhüt edilen işlerde; iş denetleme, iş yönetme ve iş durum belgeleri devredilemez. Bu belgeler ortaklar tarafından kullanılamaz. Ayrıca şirketler topluluğu ilişkisi mutlaka sermaye payı çoğunluğuna dayanmalıdır. İlişki yalnızca oy hakkı çoğunluğuna dayanıyorsa belge kullanılamaz. Yönetim organında karar alma çoğunluğuna veya hâkimiyet sözleşmesine dayanan ilişkilerde de ortak belgesi geçerli sayılmaz.

Kamu İhale Genel Tebliği md. 22/A.3.3 maddesindeki örnek bu kuralları gösterir. Sermayesinin yüzde 60'ı A şahsına, yüzde 40'ı B şahsına ait olan bir Z Şirketi bulunur. Z Şirketi, Y Şirketinin 10 birim payından 7 birimine sahiptir. Y Şirketi, Kanun kapsamı dışındaki yurt dışı işine ait bir iş bitirme belgesine sahiptir.

Bu durumda Z Şirketi, Y Şirketinde pay çoğunluğuna sahiptir. Z Şirketi bu sayede hâkim şirket konumundadır. Z Şirketi, Y Şirketine ait iş bitirme belgesini ihalelerde kullanabilir. Z Şirketi aynı zamanda yarıdan fazla hissesine sahip ortağı A'nın iş deneyim belgesini de sunabilir.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

Teknolojik Ürün Deneyim Belgesinin Kullanımı

Mevzuat, iş deneyimini tevsik etmek için isteklilere alternatif bir imkân tanır. İstekliler iş deneyim belgesi yerine teknolojik ürün deneyim belgesi sunabilir. Kamu İhale Kurulunun 2025/UH.I-2913 sayılı kararı bu imkânı doğrular.

İstekli tek başına ihaleye katıldığında bu belgeyi sunarsa, iş deneyimi yeterlik kriterini sağlamış kabul edilir. Belge sayesinde teklif bedelinin en az %40'ı oranındaki iş deneyim tutarı karşılanmış sayılır.

İş ortaklıklarında da benzer bir kural geçerlidir. Ortaklardan biri teknolojik ürün deneyim belgesi sunabilir. Bu durumda belgeyi sunan ortak, kendi payına düşen asgari yeterlik tutarını karşılamış kabul edilir.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

Birden Fazla Kurumun Düzenlediği İş Deneyim Belgeleri

İş deneyim belgeleri kural olarak tek bir idare tarafından tek bir sözleşmeye dayalı olarak verilir. Ancak bazı projelerde iş tek sözleşmeyle yürütülür, uygulama alanı ise birden fazla idarenin sınırına girer.

Kamu İhale Genel Tebliği md. 42.3 bu durumu düzenler. İlgili yönetmelik hükmü gereğince, tek bir sözleşme kapsamında birden fazla kurumun ayrı ayrı iş deneyim belgesi düzenlemesi zorunlu olabilir. Bu şartlar altında düzenlenen belgeler ihalelerde iş deneyimini tevsik etmek için kullanılır.

Tebliğdeki örneğe göre bir yapım işi tek sözleşmeyle üstlenilir. Ancak iş 4 farklı belediyenin yetki alanında yürütülür. İş bittiğinde 4 belediye istekli adına ayrı ayrı belge düzenler. İsteklinin elinde aynı sözleşmeye dayanan 4 ayrı belge oluşur.

İstekli bu belgeleri yeni bir ihalede sunabilir. Bunun için 4 adet iş deneyim belgesini ana sözleşmeyle birlikte teklif dosyasına eklemelidir. Belgeler sözleşmeyle birlikte sunulduğunda ihale komisyonu tutarları toplar. İdare değerlendirmeyi bu toplam tutar üzerinden yapar. Ana sözleşme sunulmazsa belgeler arasındaki hukuki bağ kanıtlanamaz ve belgeler tek başına yetersiz kalabilir.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği

Sözleşme Sürecinde Belge Sahibi Ortağın Durumu

Yeterlik şartları yalnızca ihale sürecinde değil, sözleşmenin yürütülmesi sırasında da korunmalıdır. Kamu İhale Genel Tebliği md. 42.5 bu süreci ayrıntılı biçimde düzenler.

Yüklenicisi ortak girişim olan bir işte, pilot ortak bir tüzel kişi olabilir. Bu tüzel kişi, kendi ortağına ait bir iş deneyim belgesini ihaleye sunmuş bulunabilir. Sözleşme yürütülürken belgesi kullanılan bu ortak ölebilir ya da iflas edebilir.

Tebliğ md. 42.5 (a) bendine göre tüzel kişi pilot ortak, kendisine ait yeni bir iş deneyim belgesi sunabilir. Sunulan yeni belge ihaledeki yeterlik şartını sağlıyorsa iş devam eder.

Pilot ortak bu belgeyi sunamazsa süreç md. 42.5 (b) bendine göre yürütülür. Bu durumda diğer ortaklar yeterlik koşulunu sağlayan bir iş deneyim belgesi sunabilir. İdarenin uygun görmesi şarttır. Diğer ortaklar pilot ortağın tüm sorumluluklarını ve teminatını üstlenir. Bu şartla sözleşme yenilenir ve iş sürdürülür.

İlgili ortak yeterli belgeyi veremezse ve diğer ortaklar da gerekli belgeyi sağlayamazsa md. 42.5 (c) bendi devreye girer. İdare sözleşmeyi fesheder. İşin hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Yüklenicinin kesin teminatı ise iade edilir.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği

Belgelerin Kabul Edilmemesine Yol Açan Hatalar

Kamu İhale Kurulu kararları, iş deneyim belgelerinin belirli eksiklikler nedeniyle reddedildiğini gösterir. Teklif hazırlayan firmaların şu noktalara dikkat etmesi gerekir:

1. İş Ortaklığı Asgari Oranları: Pilot ortağın en az %70, özel ortakların en az %10 ve özel ortaklar toplamının en az %30 oranını sağlamaması teklifin elenmesine yol açar. Eski ortaklık yapısı birebir korunmuyorsa bu oranlar aranır.
2. Bir Yıllık Süre ve Form Şartı: Tüzel kişiliğin ortağına ait belgelerde, ortaklık şartlarının son bir yıldır kesintisiz sürdüğü kanıtlanmalıdır. İlk ilan tarihinden önce alınan belgeler veya standart e-forma uygun olmayan beyanlar reddedilir.
3. Sermaye Payı Yetersizliği: Şirketler topluluğu kapsamında bağlı şirket belgesi sunulurken pay çoğunluğu şarttır. Yalnızca oy hakkına veya yönetim sözleşmesine dayanan hâkimiyetlerde belge kullanılamaz.
4. Yurt Dışı Görev Belgeleri: 4734 sayılı Kanun kapsamı dışındaki kurumlara yurt dışında yapılan işlerde iş denetleme, iş yönetme ve iş durum belgeleri devredilemez. Bu belgeler ortak tarafından kullanılamaz.
5. Damga Vergisi Beyanı: Mevzuat gereği iş deneyim belgesi düzenlenemeyen işlerde sunulan sözleşmelere ait damga vergisinin ilk ilan tarihine kadar yatırıldığı belgelenmelidir.
6. Benzer İş Kapsamı: Belgedeki iş kalemlerinin idari şartnamede tanımlanan benzer işe tam olarak denk gelmesi şarttır. Tanımı karşılamayan belgeler tutarı ne olursa olsun geçersiz sayılır.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu