Teklif Neden Geçersiz Sayılır: Eksik Belge, Geçici Teminat ve Hesap Hataları

İlk Oturum Kontrolleri ve Doğrudan Eleme Sebepleri

Teklifin geçersiz sayılması, isteklinin sunduğu teklifin kanundaki şartları taşımamasıdır. Şekil, içerik veya yeterlik şartı eksikse ihale komisyonu teklifi değerlendirme dışı bırakır.

Kamu ihale sürecinde bu durum çoğunlukla ilk oturumdaki biçimsel eksikliklerden kaynaklanır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 30'uncu maddesine göre tüm belgeler tek bir zarfa konur. Teklif mektubu ile geçici teminat da bu zarfa girer. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı yazılır. Tebligata esas açık adres, işin adı ve idarenin açık adresi zarfta yer alır. İstekli, zarfın yapıştırılan yerini imzalar ve mühürler.

Teklifler ihale saatine kadar idareye teslim edilir. 4734 sayılı Kanun'un 30'uncu maddesi gereğince, bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez. İdare bu teklifleri açmadan istekliye iade eder. Postadaki gecikmeler de kabul edilmez. Komisyon geciken tekliflerin geliş saatini tutanakla tespit eder. İstekliler verdikleri teklifleri geri alamaz ve değiştiremez. Bu kuralın tek istisnası idarenin zeyilname düzenlemesidir.

İhale komisyonu ilk oturumda teklif zarflarını inceler. Kanun'un 36'ncı maddesi uyarınca komisyon, ihale saatinde teslim edilen teklif sayısını tutanakla belirler. Bu sayıyı hazır bulunanlara duyurur. Zarflar idareye sunuluş sırasına göre incelenir. 4734 sayılı Kanun'un 30'uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar tutanağa bağlanır. Bu zarflar değerlendirmeye alınmaz.

Uygun zarflar istekliler ve salondakiler önünde sırayla açılır. İlk oturumda isteklilerin belgeleri kontrol edilir. Komisyon, teklif mektubu ile geçici teminatın usule uygun olup olmadığına bakar. Belgesi eksik çıkanlar ile mektubu veya teminatı uygun olmayanlar tutanakla belirlenir. Bu aşamada isteklilerin teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı salona okunur.

Kanun'un 36'ncı maddesi gereğince ilk oturumda hiçbir teklif reddedilemez veya kabul edilemez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve eksiklikler tamamlanamaz. Komisyon ilk oturumu kapatır ve ayrıntılı değerlendirmeye geçer.

Ayrıntılı değerlendirmede ilk adım doğrudan elemedir. 4734 sayılı Kanun'un 37'nci maddesine göre ihale komisyonu; ilk oturumda belgesi eksik çıkan isteklileri doğrudan eler. Teklif mektubu veya geçici teminatı usulüne uymayan istekliler de değerlendirme dışı kalır. Bu aşamayı geçen, belgeleri eksiksiz ve teminatı uygun istekliler için sonraki adımlara geçilir.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği

Teklif Mektubunda Şekil Şartları ve Tamamlanabilir Bilgi Eksikliği

Teklif mektubu, isteklinin ihaleye sunduğu en temel belgedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 30’uncu maddesi teklif mektubunun şekil şartlarını düzenler. Bu şartlara uyulmaması, teklifin doğrudan elenmesine yol açar.

Teklif Mektubunda Aranacak Zorunlu Unsurlar

4734 sayılı Kanun’un 30’uncu maddesine göre teklif mektupları yazılı ve imzalı sunulur. Mektupta şu unsurlar yer alır:

• İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,
• Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun yazılması,
• Mektup üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunmaması,
• Ad, soyad veya unvan yazılarak teklifin yetkili kişilerce imzalanması.

Teklif bedelinin rakam ve yazı ile yazılan tutarları birbirini tutmalıdır. İki tutar arasında fark çıkarsa teklif mektubu geçersiz sayılır. Mektup üzerindeki karalamalar, daksil kullanımı veya elle yapılan düzeltmeler teklifi doğrudan sakatlar. İmza yetkisi bulunmayan kişilerin attığı imzalar da teklifi geçersiz kılar. Kanun’un 30’uncu maddesi uyarınca, zeyilname düzenlenmesi hali dışında, verilen teklifler geri alınamaz ve değiştirilemez.

Bilgi Eksiklikleri ve Teminat Kaybı Riski

Tekliflerin ayrıntılı değerlendirilmesinde Kanun’un 37’nci maddesi uygulanır. KİK Kurul kararında (2025/UM.I-2746) aktarıldığı üzere, teklif mektubu veya geçici teminatı usulüne uymayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.

Ancak her eksiklik doğrudan eleme sonucunu doğurmaz. Kanun, belge eksikliği ile bilgi eksikliği arasında net bir ayrım yapar. 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesine göre, teklifin esasını değiştirmeyen bilgi eksiklikleri tamamlatılabilir. İdare, bu eksikliklerin giderilmesi için istekliye yazılı olarak süre verir.

Buradaki temel risk, verilen süre içinde hareket etmemektir. 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesi bu durumu açıkça bağlar. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. İdare bununla yetinmez; bu isteklilerin geçici teminatlarını da gelir kaydeder.

4734 sayılı Kanun’un 33’üncü maddesine göre geçici teminat, teklif bedelinin %3’ünden az olamaz. Dolayısıyla süresinde tamamlanmayan bir bilgi eksikliği yalnızca elenmeyle sonuçlanmaz. İstekli, teklif bedelinin en az %3’ü tutarındaki teminatını da kaybeder. Bu nedenle idarenin bilgi tamamlama yazılarına verilen sürede eksiksiz cevap verilmelidir.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği

Geçici Teminatta Asgari Tutar, Süre ve Yatırılma Usulü

Geçici teminat, teklifin ciddiyetini gösteren temel belgeler arasındadır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 33’üncü maddesine göre istekliler, teklif bedelinin yüzde 3’ünden az olmamak üzere geçici teminat sunar. İstekli bu oranın üzerinde teminat tutarı belirleyebilir. Ancak yüzde 3 sınırının altında kalan teminatlar teklifi doğrudan geçersiz kılar. Danışmanlık hizmeti ihalelerinde ise kural farklıdır. İdare, ihale dokümanında belirtmek kaydıyla danışmanlık alımlarında geçici teminat istemeyebilir.

Teminat olarak kabul edilecek değerler Kanun’un 34’üncü maddesinde sınırlı olarak sayılır. Bu değerler tedavüldeki Türk parası, banka teminat mektupları ve Devlet İç Borçlanma Senetleridir. Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen bu senetler yerine düzenlenen belgeler de teminat sayılır. Nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilen senetlerde satış değeri esas alınır. Teminat tutarı bu satış değeri üzerinden hesaplanır.

Uygulamada en sık yapılan hata nakit teminatta görülür. 4734 sayılı Kanun’un 34’üncü maddesi gereğince ihale komisyonları, teminat mektubu dışındaki değerleri elden teslim alamaz. Bu nedenle tedavüldeki Türk parası doğrudan teklif zarfına konulamaz. İstekliler nakit teminatı saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırır. Teklif zarfına ise bu birimlerden alınan vezne alındı makbuzu konur. Muhasebe birimine yatırılmayan nakit para teklifin doğrudan elenmesine yol açar.

Geçici teminat mektuplarında süre hesabı da kesin kurallara bağlıdır. Kanun’un 35’inci maddesine göre geçici teminat mektuplarında süre açıkça yazılmalıdır. Bu süre, Kanun’un 32’nci maddesine göre belirlenen teklif geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla olmalıdır. Örneğin dokümanda teklif geçerlilik süresi 60 gün öngörülmüşse, teminat mektubu süresi en az 90 gün olmak zorundadır. Süresi bir gün bile eksik kalan teminat mektubu geçersiz sayılır.

İdarenin ihtiyaç duyması halinde teklif geçerlilik süresi uzatılabilir. İstekli teklifini korumak isterse, geçici teminat mektubunun süresini de aynı oranda uzatır. Ayrıca 35’inci madde uyarınca teminat mektuplarının şeklini belirleme yetkisi Kamu İhale Kurumuna aittir. Kurumun belirlediği standart formlara veya mevzuata aykırı düzenlenen mektuplar kabul edilmez.

Kanun’un 34’üncü maddesi teminatların korunmasına açık bir güvence getirir. İdarece alınan geçici teminatlar haczedilemez ve bu tutarların üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. İhale üzerinde kalan ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi dışındaki isteklilerin teminatları hemen iade edilir. İkinci isteklinin teminatı ise sözleşme imzalanana kadar bekletilir.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği

Birim Fiyat Cetvelinde Yuvarlama Farkları ve Aritmetik Hata Ayrımı

İstekliler teklif cetvellerini çoğunlukla elektronik tablolama programları ile hazırlar. Bu amaçla MS Excel, Numbers veya Libre Office Calc gibi yazılımlar kullanılır. Bu programlar satır bazında çarpma ve toplama yapar. Kuruş basamaklarında bazen yazılımdan kaynaklanan yuvarlama farkları doğar. İsteklinin yazdığı birim fiyat ile iş kaleminin miktarı çarpıldığında tutar hanesi küsurat nedeniyle kayabilir. Bu fark birim fiyat cetvelindeki toplam teklif fiyatına da yansır.

Kamu İhale Genel Tebliği madde 16.5.3 bu tür yuvarlama farklarını özel olarak düzenler. İlgili maddeye göre tablolama programlarından doğan farklılıklar her zaman aritmetik hata sayılmaz. Bu farklılıkların aritmetik hata sayılmaması için iki şart birlikte aranır:

1. Fark tutarı, toplam teklif fiyatının binde birine eşit veya bundan az olmalıdır.
2. Bu farkın düzeltilmesi, tekliflerin nihai sıralamasını değiştirmemelidir.

Bu iki şart sağlandığında ihale komisyonu teklifi doğrudan eleyemez. Fark aritmetik hata kabul edilmez. İhale komisyonu bu hesaplama farkını re'sen düzeltir.

Düzeltme yapılırken isteklinin cetvele yazdığı birim fiyatlar esas alınır. Komisyon iş kaleminin miktarı ile yazılı birim fiyatı yeniden çarpar ve doğru satır tutarlarını bulur. Ardından bu satırları toplayarak yeni toplam teklif tutarını belirler. İsteklinin bu düzeltme için yazılı onay vermesi gerekmez. Komisyon işlemi doğrudan yürütür.

Re'sen yapılan düzeltmeden sonra çıkan tutar, isteklinin nihai teklif fiyatı kabul edilir. Teklif ve yeterlik değerlendirmesi bu yeni tutar üzerinden yürütülür. Ancak bu kuralın açık bir istisnası vardır. Kamu İhale Genel Tebliği madde 16.5.3 hükmüne göre bu yeni tutar, sınır değer hesabında dikkate alınmaz. Sınır değer tespiti yapılırken isteklinin ilk sunduğu teklif tutarı esas alınır.

Yazılım kaynaklı yuvarlama farkı toplam teklifin binde birini aşarsa kural değişir. Fark binde bir oranından büyük çıktığında işlem re'sen düzeltme kapsamından çıkar. İhale sıralamasının değiştiği hallerde de re'sen düzeltme yapılamaz. Tebliğdeki sınırları aşan hesaplama farkları aritmetik hata sayılır ve isteklinin teklifi değerlendirme dışı kalır.

Dayanak: Mevzuat — 4734, 4735, uygulama yönetmelikleri, KİK Genel Tebliği