Aşırı Düşük Teklif Açıklaması: Kurul Kararlarında Kabul ve Ret Gerekçeleri

Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasının Yasal Çerçevesi ve Eşit Muamele

Aşırı düşük teklif açıklaması yazılı bir savunmadır. Teklif fiyatı sınır değerin altında kalan istekliler bu savunmayı verir. İstekli, maliyet bileşenlerini tevsik edici belgelerle idareye sunar. İhale komisyonu bu savunmayı incelemeden teklifi reddedemez.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 38'inci maddesi süreci düzenler. İhale komisyonu verilen teklifleri önce değerlendirir. Komisyon, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük teklifleri tespit eder.

4734 sayılı Kanun'un 38'inci maddesi uyarınca komisyon bu teklifleri doğrudan reddedemez. İdare, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden yazılı ayrıntı ister. Bu ayrıntılar, teklifte önemli görülen bileşenlere ilişkindir.

İhale komisyonu değerlendirmede belirli ölçütleri dikkate alır. İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması incelenir. Seçilen teknik çözümler değerlendirilir. İsteklinin işi yerine getirirken kullanacağı avantajlı koşullar hesaba katılır. Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü aranır. İdare bu başlıklardaki yazılı açıklamaları inceler. Açıklaması yeterli görülmeyen istekliler elenir. Yazılı açıklama sunmayan isteklilerin teklifleri de reddedilir.

Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79'uncu maddesinde düzenlenir. İlanda ve dokümanda sınır değerin altındaki tekliflerden açıklama isteneceği belirtilmişse idare sorgulama yapar. Sınır değerin altında kalan teklifler aşırı düşük kabul edilir. Bu teklif sahiplerinden Kurum kriterlerine göre önemli görülen bileşenler için ayrıntı istenir.

İdarenin açıklama isteme yazısı katı kurallara bağlıdır. Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.1 maddesi uyarınca bu yazıda önemli teklif bileşenleri açıkça belirtilir. İdare bu bileşenleri bütün istekliler için aynı şekilde düzenler. Bir istekliye bildirilen önemli teklif bileşeni diğer istekliye farklı iletilemez. Bütün isteklilere aynı kalemler sorulur. Bu kural istekliler arasında eşit muamele sağlar.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.1 maddesi isteklilere tanınacak asgari süreyi belirler. Açıklama sunulması için isteklilere 3 iş gününden az olmamak üzere süre verilir. İdare bu süreyi belirlerken işin niteliğini gözetir. Verilen süre hiçbir durumda 3 iş gününün altına indirilemez. Süre iş günü esasına göre hesaplanır; resmî tatiller hesaba katılmaz. İstekliler tekliflerini Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.2 maddesindeki yöntemlerle açıklar. Süresinde açıklama vermeyen veya açıklaması mevzuata uymayan istekliler elenir.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

EKAP Üzerinden Açıklama Sunumu ve Teminat Riski

Aşırı düşük teklif sorgulaması elektronik ortamda yürütülür. İstekliler açıklamalarını doğrudan EKAP üzerinden gönderir.

Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin 12’nci maddesinin dördüncü fıkrası bu adımı düzenler. Açıklama, teklifi geçerli bulunan isteklilerden istenir. İstekliler aşırı düşük teklif belgelerini EKAP üzerinden yükler. Bu belgeler e-imza ile imzalanır.

Açıklamayı EKAP üzerinden göndermeyen isteklilerin teklifleri reddedilir. Açıklamayı süresinde sisteme yüklemeyen istekli ihale dışı kalır. Gönderilen açıklamanın mevzuata uygun bulunmaması da aynı sonucu doğurur. İhale komisyonu bu teklifleri reddeder.

EKAP sistemine yüklenen belgeler, yüklendiği haliyle incelenir. İdare kural olarak bu belgelerin fiziki nüshalarını isteyemez. Fiziki belge talebi yalnızca zorunlu ihtiyaç haline bağlıdır. İhale komisyonu açık bir ihtiyaç görmedikçe basılı evrak isteyemez.

İdare ihtiyaç duyarsa belgeleri fiziki olarak talep eder. Bu durumda istekliye makul bir süre verir. İstekli, belgeleri bu süre içinde idareye teslim eder. Belgeler idarenin belirttiği sunuluş şekline uygun verilmelidir.

Süre kuralına uymayan istekli doğrudan yaptırımla karşılaşır. Belgeleri verilen sürede sunmayan isteklinin teklifi reddedilir. Belgeleri istenen sunuluş şekline aykırı getiren istekli de elenir. Yönetmelik teklifi reddetmekle kalmaz. Bu durumdaki isteklilerin geçici teminatları da gelir kaydedilir.

Belge içeriğindeki farklılıklar da teminat riski doğurur. İstekli, EKAP ortamına yüklediği belgeden farklı bir evrakı idareye sunamaz. Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği md. 12/4 bunu yasaklar. Yüklenen belgeden farklı evrak getiren isteklinin teklifi reddedilir. Bu isteklinin geçici teminatı doğrudan gelir kaydedilir.

Kamu İhale Kurulu 2025/UH.I-2934 sayılı kararında bu kuralı açıklar. Kurul, elektronik ortamdaki belgelerin esas olduğunu belirtir. İdarenin fiziki belge talebi istisnai bir yetkidir. Bu yetki ancak zorunlu durumlarda kullanılır. İstekli, fiziki belge verirken EKAP kayıtlarının dışına çıkamaz.

Süreç iki temel risk taşır. İlk risk teklifin reddedilmesidir. İkinci risk ise geçici teminatın kaybedilmesidir. İstekliler EKAP'a yükledikleri belgeler ile fiziki evrakın birebir uyuşmasını sağlar. Sistemdeki belgeden farklı evrak vermek teminatı yakar. İdarenin verdiği süreyi kaçırmak da teminatın gelir kaydedilmesine yol açar.

Elektronik ortamdaki evrak asıl sayılır. İstekliler fiziki belge tamamlama yoluna gidemez. Sonradan düzenlenen veya değiştirilen evrak teklifi geçersiz kılar. Mevzuat bu usul hatalarını mali yaptırıma bağlar.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

Fiyat Teklifi ve Tutanak Düzeninde Kabul Koşulları

Aşırı düşük teklif açıklamasında üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılır. Kamu İhale Genel Tebliği md. 79.2.2.1 bu yöntemin sınırlarını belirler. İstekli, maliyet bileşenini üçüncü kişiden aldığı fiyat teklifiyle açıklayabilir. Ancak bu teklif tek başına kabul edilmez. Teklifi veren adına yetkili bir meslek mensubu devreye girer.

Meslek mensubu, teklifi veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapmış olmalıdır. Meslek mensubunun mükellefin beyannamelerini imzalamaya yetkili olması da kabul edilir. Meslek mensubu, ilgili mal veya hizmet için bir maliyet tespit tutanağı düzenler. İstekli bu tutanağı fiyat teklifinin dayanağı yapar. Belge, açıklama kapsamında idareye sunulur.

Tebliğ md. 79.2.2.1 uyarınca tutanağın içeriği girdi türüne göre değişir. Açıklanan girdi bir mal veya mamul olabilir. Bu durumda fiyat teklifindeki birim fiyat, tutanaktaki ağırlıklı ortalama birim maliyetin altına inemez. Girdi bir hizmete dayanıyorsa kural değişir. Hizmetin birim fiyatı, tutanaktaki toplam birim maliyetin altında kalamaz.

Fiyat teklifi üzerinde meslek mensubunun yazılı onayı aranır. Meslek mensubu belgeye şu beyanı yazar: "Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." Meslek mensubu bu ibareyi yazar ve imzalar. Ardından iletişim bilgilerini ekleyerek belgeyi kaşeler veya mühürler. Bu beyanın veya kaşenin eksikliği açıklamayı geçersiz kılar.

İstekli kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallarla da açıklama yapabilir. Bu durum Kamu İhale Genel Tebliği md. 79.2.2.7 içinde yer alır. İstekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan meslek mensubu burada da yetkilidir. İsteklinin beyannamelerini imzalamaya yetkili meslek mensubu da tutanak düzenleyebilir. Belge, duruma göre maliyet tespit tutanağı veya satış tutarı tespit tutanağıdır.

Maliyet tutanağı dayanak alınıyorsa iki temel şart aranır. Teklif edilen birim fiyat, tutanaktaki ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olamaz. İkinci şart isteklinin geçmiş alım miktarına ilişkindir. İstekli, ihale ilan veya davet tarihinin bulunduğu aydan önceki üç ayı inceler. İstekli isterse bundan önceki üç ayı da seçebilir. İstekli bu dönemde mal alımı yapmış olmalıdır. Yapılan alım miktarı, ihalede öngörülen mal miktarının en az yarısı kadar olmalıdır. Alım miktarı bu sınırın altında kalırsa açıklama kabul edilmez.

Dayanak olarak satış tutanağı da seçilebilir. Tebliğ md. 79.2.2.7 bu tercihte üç şart arar. Teklif edilen birim fiyat, tutanaktaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında kalamaz. İkinci olarak, malın ticareti isteklinin faaliyet alanında yer almalıdır. Üçüncü olarak, asgari satış miktarı sağlanmalıdır. İstekli, ilan veya davet tarihinin bulunduğu aydan önceki üç aya bakar. İstekli yine bundan önceki üç ayı da seçebilir. Bu dönemdeki satış miktarı, ihalede öngörülen mal miktarının en az 1/20’si kadar olmalıdır. Satış oranı veya faaliyet alanı şartına uymayan açıklamalar reddedilir.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu

Hizmet Türlerine Özel Düzenlemeler ve Kurulun İnceleme Sınırları

Malzemeli Yemek Alımlarında Örnek Menü ve Çiğ Girdiler

Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde özel kurallar uygulanır. Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesi bu alıma ilişkin esasları belirler. Bu ihalelerde aşırı düşük tekliflerin incelenmesi için teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlenir.

İdare, menüde yer alan yemeklerin içeriklerini şartnamede açıkça belirtir. Yemeklerdeki çiğ girdi miktarları da teknik şartnamede yer alır. İstekliler maliyet bileşenlerini bu çiğ girdi miktarlarına göre hesaplar. Şartnamede bu veriler olmadan mevzuata uygun sorgulama yapılamaz.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca açıklama yazısında önemli teklif bileşenleri sıralanır. İdare bu bileşenleri bütün istekliler için aynı şekilde belirler. Teklif sahiplerine açıklama hazırlamaları için 3 iş gününden az olmamak üzere süre tanınır.

Teklif Fiyatının Düşüklüğüne Dayalı Ret Kararları

İhale komisyonları yaklaşık maliyete göre sınır değerin altında kalan teklifleri belirler. Ancak teklifin sadece yaklaşık maliyetten düşük olması ret gerekçesi yapılamaz.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesi inceleme adımlarını düzenler. İhale komisyonu teklifleri reddetmeden önce isteklilerden önemli bileşenlerin ayrıntılarını yazılı olarak ister.

Komisyon bu incelemede üç unsuru dikkate alır:

1. Hizmetin veya imalat sürecinin ekonomik olması,
2. Seçilen teknik çözümler ve işin yürütülmesinde kullanılacak avantajlı koşullar,
3. Teklif edilen işin veya hizmetin özgünlüğü.

Kamu İhale Kurulu kararlarına göre isteklinin işi yapabilirliği aşırı düşük teklif sorgulamasıyla denetlenir. İstekliler açıklamalarını Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesindeki yöntemlerle sunar. Mevzuata uygun sunulan açıklamalar geçerli kabul edilir. İdare, teklif bedelinin yaklaşık maliyetten düşük olduğunu öne sürerek teklifi doğrudan reddedemez.

İdareye Sunulmayan İddiaların Kurul Önünde Geçersizliği

Aşırı düşük teklif incelemelerine karşı yapılan başvurular sıkı şekil kurallarına tabidir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinin 10’uncu fıkrası başvuru sınırlarını belirler. İdarenin şikâyet kararında yer alan hususlar bu kuralın dışındadır. Bunun haricinde, idareye yapılan şikâyette bulunmayan iddialar Kuruma itirazen şikâyet konusu yapılamaz.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 12’nci maddesi bu ilkeyi açıklar. İdareye iletilen şikâyet konularına yeni hususlar eklenerek Kuruma başvurulamaz. İstekli yeni iddialar sunsa dahi Kurum bu hususları incelemez. Aşırı düşük teklif itirazlarında her iddia, en baştan itibaren idareye verilen ilk dilekçede yer almalıdır.

Dayanak: KİK Kurul kararları (uyuşmazlık) — eski ASPX formu